Để chuẩn bị triển khai công tác thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018 đối với các Bộ môn trong toàn Học viện và để công tác thanh toán giờ giảng đảm bảo kịp thời, đúng tiến độ, Ban Quản lý đào tạo (QLĐT) thông báo:
1. Thời gian thu nhận lịch giảng các hệ năm học 2017-2018
● Đợt 1: Từ ngày 17/4 -- 24/4/2018 (trừ T7&CN) thu nhận lịch giảng bản chính) học kỳ I năm học 2017-2018 đối với hệ ĐH chính quy (chương trình 1).
● Đợt 2: Từ ngày 21/5 -- 23/5/2018 thu nhận bản chính:
+ Lịch giảng học kỳ II năm học 2017-2018 đối với hệ ĐH chính quy (chương trình 1).
+ Lịch giảng học kỳ I và học kỳ II năm học 2017-2018 các hệ: ĐH chính quy (chương trình 2/song ngành); ĐH văn bằng 2; Liên thông ĐH; Sau ĐH, Vừa làm vừa học; các lớp học lại (gồm học CTĐ, học bù) kỳ chính và kỳ phụ.
● Đợt 3: Từ ngày 06/8-- 17/8/2018 thu nhận bảng kê số lượng chấm chuyên đề cuối khóa (niên chế), Luận văn/đồ án tốt nghiệp (tín chỉ); Bài thi và đề thi (kỳ chính, kỳ phụ, học lại, thi lại) đối với các hệ đào tạo liên quan.
2. Hệ thống mẫu biểu phục vụ công tác thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018 (có mẫu đính kèm) [XEM TẠI ĐÂY]
Mẫu 1: Bảng bổ sung thông tin giảng viên năm học 2017-2018 (Áp dụng đối với giảng viên có sự thay đổi thông tin so với năm học 2016-2017) [XEM TẠI ĐÂY]
Mẫu 2: Bảng kê số lượng bài thi, đề thi kết thúc học phần năm học 2017-2018 (Áp dụng đối với các Bộ môn) [XEM TẠI ĐÂY]
Mẫu 3a: Bảng kê số lượng luận văn/đồ án tốt nghiệp năm học 2017-2018 (Áp dụng đối với BM chuyên ngành: Loại hình đào tạo chính quy) [XEM TẠI ĐÂY]
Mẫu 3b: Bảng kê số lượng chuyên đề cuối khóa, luận văn tốt nghiệp năm học 2017-2018 (Áp dụng đối với BM chuyên ngành: Loại hình đào tạo VLVH) [XEM TẠI ĐÂY]
3. Kế hoạch triển khai công tác thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018 (PHỤ LỤC 1) [XEM TẠI ĐÂY]
4. Hướng dẫn triển khai công tác thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018 (PHỤ LỤC 2) [XEM TẠI ĐÂY]
5. Nhiệm vụ của các đơn vị liên quan
5.1. Ban Quản lý đào tạo
- Là đầu mối giải quyết các vướng mắc liên quan đến công tác thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018.
- Thu nhận bảng phân công giảng dạy năm học 2017-2018 của các Bộ môn theo kế hoạch thông báo.
- Phối hợp với Ban TCCB rà soát, cập nhật mới thông tin về giảng viên của các Bộ môn phục vụ công tác thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018.
- Phối hợp với Công ty phần mềm Hoàng Hà hoàn thiện phần mềm thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018 (đối với BM Giáo dục thể chất, kết nối và đồng bộ dữ liệu thông tin giảng viên với Ban TCCB,…)
- Nhập dữ liệu khối lượng giảng dạy của các Bộ môn vào phần mềm thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018 theo kế hoạch.
- Rà soát khối lượng giảng dạy đã nhập và chuyển thông tin về các Bộ môn kiểm tra, đối chiếu, sau đó hoàn thiện và chuyển Bảng kê thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018 về Ban TCKT để thanh toán giờ giảng chính thức.
- Thống kê các khối giảng hệ LTĐH và ĐH văn bằng 2 (loại hình chính quy) trong năm học 2017-2018 do Học viện quản lý để tính phụ cấp giảng dạy cho các giảng viên của các Bộ môn.
- Tổ chức ký giao nhận chứng từ gốc thanh toán giờ giảng với các Bộ môn.
- Lập báo cáo tổng hợp giờ giảng năm học 2017-2018 báo cáo Ban GĐHV và các đơn vị liên quan.
5.2. Ban Tổ chức cán bộ
- Cập nhật thông tin giảng viên của các Bộ môn có sự thay đổi thông tin cá nhân liên quan đến công tác thanh toán giờ giảng năm 2017-2018.
- Cung cấp thông tin giảng viên của các Bộ môn (bản mềm) về Ban QLĐT trước ngày 31/5/2018 để phục vụ công tác thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018 cho các Bộ môn (Những thay đổi thông tin mới sau ngày 31/5/2018 được gửi về Ban QLĐT trước ngày 31/7/2018 để điều chỉnh và cập nhật kịp thời)
- Phối hợp với các cá nhân/đơn vị liên quan để giải quyết các vướng mắc phát sinh (nếu có) trong quá trình thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018.
5.3. Ban Tài chính kế toán
- Căn cứ vào khối lượng giờ giảng theo Bảng kê thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018 từ Ban QLĐT chuyển đến để thực hiện việc thanh toán kinh phí giảng dạy cho giảng viên các Bộ môn.
- Tổng hợp kinh phí thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018 báo cáo Ban Giám đốc Học viện.
- Phối hợp với các cá nhân/đơn vị liên quan để giải quyết các vướng mắc phát sinh (nếu có) trong quá trình thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018.
5.4. Ban Công tác chính trị và sinh viên
Cung cấp cho Ban TCKT (bản gốc) Quyết định v/v giao cán bộ làm cố vấn học tập trong năm học 2017-2018 của các hệ đào tạo liên quan để làm cơ sở thanh toán kinh phí cho các cán bộ được giao nhiệm vụ cố vấn học tập theo quy định.
5.5. Ban KT&QLCL, Trung tâm thông tin, Khoa Sau ĐH, Khoa Tại chức
* Ban KT&QLCL:
- Tổng hợp và xác nhận số lượng bài thi, đề thi (trừ đề thi TNM) năm học 2017-2018 đối với các hệ ĐH chính quy (CT1&CT2), ĐH văn bằng 2 (loại hình chính quy), LTĐH (loại hình chính quy).
- Tổng hợp và xác nhận khối lượng luận văn/đồ án tốt nghiệp, bài thi, đề thi (trừ đề thi TNM) năm học 2017-2018 đối với các hệ ĐH chính quy (CT1&CT2), ĐH văn bằng 2 (loại hình chính quy), LTĐH (loại hình chính quy).
- Lập danh sách sinh viên kiểm tra lại vấn đáp luận văn/đồ án tốt nghiệp trên cơ sở danh sách do Bộ môn chuyên ngành gửi lên để phục vụ công tác thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để giải quyết các vướng mắc phát sinh (nếu có) trong quá trình thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018.
* Trung tâm thông tin:
- Tổng hợp và xác nhận số lượng đề thi TNM lần đầu hoặc lần bổ sung (nếu có) đối với các học phần thi TNM trong năm học 2017-2018.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để giải quyết các vướng mắc phát sinh (nếu có) trong quá trình thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018.
* Khoa Sau đại học:
- Tổng hợp và xác nhận số lượng bài kiểm tra, bài thi, đề thi năm học 2017-2018 đối với hệ Sau ĐH.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để giải quyết các vướng mắc phát sinh (nếu có) trong quá trình thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018.
* Khoa Tại chức:
- Tổng hợp và xác nhận số lượng bài thi, đề thi năm học 2017-2018 đối với các hệ VLVH, ĐH văn bằng 2 (loại hình VLVH), LTĐH (loại hình VLVH).
- Tổng hợp và xác nhận khối lượng chuyên đề cuối khóa (niên chế), luận văn tốt nghiệp (tín chỉ - nếu có), bài thi, đề thi năm học 2017-2018 đối với các hệ VLVH, ĐH văn bằng 2 (loại hình VLVH), LTĐH (loại hình VLVH).
- Thống kê các khối giảng các hệ: VLVH, LTĐH và ĐH văn bằng 2 (loại hình VLVH) trong năm học 2017-2018 do Học viện quản lý và chuyển về Ban QLĐT để tính phụ cấp giảng dạy cho các giảng viên của các Bộ môn.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để giải quyết các vướng mắc phát sinh (nếu có) trong quá trình thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018.
5.6. Các Bộ môn
- Nộp bản chính lịch giảng theo kế hoạch thông báo để Ban QLĐT chủ động nhập dữ liệu thanh toán giờ giảng kịp thời và đúng tiến độ như PHỤ LỤC 1.
- Các Bộ môn hoàn thành khối lượng giảng dạy năm học 2017-2018 (gồm: lịch giảng chính thức các hệ; bài thi, đề thi; chuyên đề cuối khóa, luận văn/đồ án tốt nghiệp,…) có thể nộp về Ban QLĐT trước thời gian thông báo ở Mục 1.
- Bộ môn phối hợp kiểm tra, đối chiếu các thông tin về giảng viên thuộc Bộ môn quản lý; về khối lượng giảng dạy trên Bảng kê thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018; về số lượng bài thi và đề thi với các đơn vị liên quan trước khi thanh toán giờ giảng chính thức.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để giải quyết các vướng mắc phát sinh (nếu có) trong quá trình thanh toán giờ giảng năm học 2017-2018.
Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc, các đơn vị/cá nhân liên hệ với các đơn vị liên quan để giải quyết kịp thời./.