Tiếng Việt | English
Thứ sáu, 02/06/2017 - 7:2

TB: v/v Kế hoạch tổ chức đón tiếp thí sinh đến nộp hồ sơ xét tuyển thẳng học sinh giỏi dựa vào kết quả học tập bậc THPT vào hệ đại học chính quy khóa 55 năm 2017
Số 487/HĐTS ngày 01/06/2017

Căn cứ vào kế hoạch tuyển sinh hệ đại học chính quy năm 2017, HĐTS Học viện Tài chính thông báo kế hoạch tổ chức đón tiếp thí sinh đến nộp hồ sơ  xét tuyển thẳng học sinh giỏi dựa vào kết quả học tập bậc THPT vào hệ đại học chính quy khóa 55 năm 2017 như sau:

I - THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM NHẬN HỒ SƠ TRỰC TIẾP TẠI HỌC VIỆN

1.Thời gian: Đợt 1: Từ 05/06 - 20/06/17

           Đợt 2: Từ 04/07 - 07/07/17

                       Ngày thu: Từ thứ 2 -- Chủ nhật

                       Buổi sáng: 08h30’ - 11h00’

                       Buổi chiều:14h00’-16h30’(Riêng ngày 07/07 đón tiếp thí sinh đến 17h00’)

2. Địa điểm: Hội trường 700 - Học viện Tài chính, số 1 Phố Lê Văn Hiến, Phường Đức Thắng - Quận Bắc Từ Liêm - Hà Nội.

II - KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

1. Thành phần tham gia

- Chỉ đạo chung: Ban GĐHV (04 người),  Ban QLĐT - UVTT (01 người).

- Chỉ đạo trực tiếp: Ban GĐHV (01), Ban QLĐT (02);  Ban CTCT&SV (01), Ban TCKT (01), Đoàn TN (01 người), VPHV (01 người-Tổ Bảo vệ), QTTB (01 người); Trung tâm TT (01 người).

- Tham gia đón tiếp (gồm: tư vấn, thu nhận hồ sơ, ...): Ban QLĐT (03 người), Ban TCKT (01 người), Ban KT&QLCL (01 người), Ban TTGD (02 người) và SV tình nguyện (10 SV).

- Tham gia tiếp nhận hồ sơ trực tuyến  (gồm: tư vấn, thu nhận hồ sơ, ...): Ban QLĐT (03 người), Trung tâm TT (02 người).

- Tham gia tiếp nhận hồ sơ qua bưu điện: Ban QLĐT (03 người).

- Tham gia nhập soát dữ liệu, hỗ trợ và dự phòng đón tiếp; phục vụ đón tiếp thí sinh:

Ban QLĐT (05 người), Ban KT&QLCL (02 người), Ban CTCT&SV (02 người), Ban TTGD (02 người), Ban QTTB (02 người), VPHV (04 người-Tổ bảo vệ) và SV tình nguyện (10 SV).

2. Tổ chức bàn đón tiếp thí sinh và xử lý dữ liệu: căn cứ vào số lượng thí sinh và phụ huynh đến nộp hồ sơ xét tuyển, HĐTS sẽ bố trí lực lượng cán bộ đón tiếp phù hợp đảm bảo nguyên tắc, tạo mọi điều kiện tốt nhất để phục vụ thí sinh và phụ huynh.

3. Nhiệm vụ của các đơn vị liên quan

3.1- Ban Quản lý đào tạo

- Là đầu mối tổ chức và giải quyết các vấn đề liên quan đến tuyển sinh.

- Phối hợp với các Ban và đơn vị liên quan tổ chức đón tiếp, thu nhận hồ sơ, nhập dữ liệu của thí sinh...

- Giải đáp các vướng mắc về hồ sơ, tư vấn cho thí sinh.

- Cử cán bộ và phân công cán bộ tham gia đón tiếp thí sinh nộp hồ sơ xét tuyển thẳng.

- Tổng hợp, xử lý dữ liệu, báo cáo Ban Giám đốc Học viện.

3.2- Ban Công tác chính trị và sinh viên

- Cử cán bộ tham gia đón tiếp thí sinh theo số lượng phân công.

- Cử người chụp ảnh, viết bài về hoạt động tư vấn tuyển sinh năm 2017

- Phối hợp với Ban QLĐT để tổ chức tốt việc thu nhận hồ sơ xét tuyển đại học năm 2017

3.3. Ban Khảo thí và quản lý chất lượng

- Cử cán bộ tham gia đón tiếp thí sinh theo số lượng phân công.

- Phối hợp với Ban QLĐT để tổ chức tốt việc thu nhận hồ sơ xét tuyển đại học năm 2017

3.4. Ban Thanh tra giáo dục

- Cử cán bộ tham gia đón tiếp thí sinh theo số lượng phân công.

- Phối hợp với Ban QLĐT để tổ chức tốt việc thu nhận hồ sơ xét tuyển đại học năm 2017

3.5. Văn phòng Học viện

- Phối hợp với Ban QLĐT để tổ chức tốt việc thu nhận hồ sơ xét tuyển đại học năm 2017

- Phối hợp với Đoàn TN chuẩn bị tư liệu truyền thống về Học viện để tuyên truyền tại khu vực đón tiếp thí sinh.

- Cử cán bộ tổ bảo vệ làm nhiệm vụ trực và duy trì trật tự tại khu vực tổ chức đón tiếp, cổng và sân Học viện.

- Bố trí, sắp xếp chỗ để ô tô của cán bộ hợp lý tạo không gian thông thoáng cho toàn bộ khu vực đón tiếp thí sinh.

- Chuẩn bị bố trí bãi gửi xe, cử cán bộ trông giữ xe (ô tô, xe máy, xe đạp), đảm bảo việc trông giữ xe của phụ huynh, thí sinh đến nộp hồ sơ xét tuyển (chuẩn bị bảng hướng dẫn thí sinh gửi xe đúng Quy định).

- Chuẩn bị nước uống và cử người phục vụ nước uống trong các ngày đón tiếp thí sinh.

3.6. Ban Quản trị thiết bị

- Phối hợp với Ban QLĐT để tổ chức tốt việc thu nhận hồ sơ xét tuyển đại học năm 2017

- Cử cán bộ dọn dẹp vệ sinh thường xuyên tại khu vực đón tiếp thí sinh và sân trường (đặc biệt khu vực nhà vệ sinh xung quanh HT 700).

- Cử người trực mở-đóng cửa HT 700 theo kế hoạch thông báo.

- Chuẩn bị bàn ghế, loa đài, loa pin,..; bố trí quạt ở khu vực tổ chức đón tiếp thí sinh.

- Chuẩn bị các ấn phẩm cần thiết phục vụ công tác đón tiếp thí sinh nộp hồ sơ xét tuyển trên cơ sở đề nghị của Ban QLĐT để bàn giao cho các bàn đón tiếp theo phân công.

- Chuẩn bị 03 bảng dán thông báo để khu vực phía trước HT700.

- Bố trí bảng chỉ dẫn để hướng dẫn thí sinh đến Học viện nộp hồ sơ xét tuyển thẳng.

3.7. Ban Tài chính kế toán

- Phối hợp với Ban QLĐT để tổ chức tốt việc thu nhận hồ sơ xét tuyển thẳng  năm 2017.

- Duyệt và thanh toán kinh phí thực tế tổ chức nhập học trên cơ sở đề xuất của các Ban, đơn vị chức năng có liên quan.

- Chủ động làm hợp đồng với bưu điện để thu lệ phí xét tuyển đối với thí sinh nộp hồ sơ qua bưu điện.

- Cử người thu lệ phí xét tuyển trực tiếp  hệ đại học chính quy khóa 55  tại các bàn đón tiếp, đối chiếu rà soát số tiền với Ngân hàng và bưu điện.

3.8. Trung tâm thông tin:

- Phối hợp với Ban QLĐT để tổ chức tốt việc thu nhận hồ sơ xét tuyển đại học năm 2017.

- Cập nhật và đưa thông xét tuyển kịp thời theo đề nghị của các đơn vị liên quan.

3.9.  Đoàn TNCSHCM

- Cử và phân công sinh viên tình nguyện tham gia hướng dẫn thí sinh, hỗ trợ các đơn vị liên quan.

- Phối hợp với Ban QLĐT tổ chức tốt việc đón tiếp, tiếp nhận hồ sơ, tư vấn và hỗ trợ việc đón tiếp thí sinh nộp hồ sơ xét tuyển theo kế hoạch thông báo.

- Phối hợp với Văn phòng HV chuẩn bị tư liệu truyền thống về Học viện Tài chính để tuyên truyền tại khu vực đón tiếp thí sinh.

- Thiết kế, trang trí các banner, backdrop, standee,.. tại khu vực đón tiếp thí sinh.

- Treo khẩu hiệu tại khu vực cổng chính và tiền sảnh HT A1: “CHÀO MỪNG THÍ SINH ĐẾN ĐĂNG KÝ XÉT TUYỂN THẲNG HỌC SINH GIỎI DỰA VÀO KẾT QUẢ HỌC TẬP BẬC THPT NĂM 2017”

4. Nhiệm vụ của các bàn đón tiếp và các cán bộ tham gia đón tiếp:

4.1. Bàn đón tiếp thu nhận, kiểm tra hồ sơ:

- Phiếu đăng ký xét tuyển thẳng học sinh giỏi vào Học viện Tài chính (có mẫu photo)

- Học bạ THPT pho to công chứng (thí sinh tốt nghiệp năm 2017)

- Bản sao giấy tờ ưu tiên hợp lệ (nếu có): Giấy chứng nhận là đối tượng ưu tiên; Văn bằng, chứng chỉ tiếng Anh; Giấy chứng nhận các giải cấp tỉnh, Thành phố, Quốc gia…

- Thu lệ phí xét tuyển: 100.000 đồng/1 hồ sơ.

- Đánh số hồ sơ, ghi sổ theo quy định.

- Sắp xếp hồ sơ xét tuyển của thí sinh theo từng tập (mỗi tập 100 hồ sơ)/túi. Trường hợp ít hơn 100 vào cuối mỗi buổi thì vẫn để túi riêng.

- Yêu cầu thí sinh ghi đầy đủ thông tin vào Sổ thu nhận hồ sơ và ký xác nhận thông tin nộp hồ sơ xét tuyển.

- Nhận các ấn phẩm liên quan đến công tác thu nhận hồ sơ xét tuyển từ đ/c Dương (Ban QLĐT)

- Chủ động đối chiếu số lượng hồ sơ với số tiền lệ phí xét tuyển với CB thu tiền (Ban TCKT) vào cuối mỗi ngày

- Cuối mỗi ngày đón tiếp: Tổng hợp số lượng hồ sơ xét tuyển của thí sinh và bàn giao hồ sơ xét tuyển cho đ/c Dương (Ban QLĐT)

(Lưu ý: Thí sinh không được rút hồ sơ và lệ phí đã nộp).

4.2. Bàn nhập soát và xử lý dữ liệu hồ sơ xét tuyển:

- Tổ chức nhập dữ liệu, rà soát số liệu hồ sơ xét tuyển của thí sinh đã nộp

- Báo cáo thông tin xét tuyển và cung cấp thông tin xét tuyển kịp thời theo yêu cầu của Ban Giám đốc Học viện.

4.3. Nhiệm vụ của các cán bộ khác tham gia đón tiếp:

- Tổ bảo vệ: Các cán bộ tham gia đón tiếp thí sinh theo phân công có trách nhiệm bảo vệ, giữ trật tự ở khu vực HTA1, tiền sảnh HT 700 và khu vực xung quanh HT đón tiếp thí sinh nộp hồ sơ xét tuyển; khu vực sân trường và cổng trường (do đ/c Thám phụ trách).

- Cán bộ phục vụ: VPHV, Ban QTTB phối hợp với Ban QLĐT để tổ chức đón tiếp thí sinh nộp hồ sơ xét tuyển.

- Cán bộ dự phòng đón tiếp và hỗ trợ xử lý dữ liệu hồ sơ xét tuyển: Căn cứ vào tình hình thực tế số lượng thí sinh đến nộp hồ sơ xét tuyển, HĐTS cân đối số lượng và huy động cán bộ đón tiếp hợp lý.

- Sinh viên tình nguyện:

+ Tham gia hỗ trợ cán bộ đón tiếp tại các bàn đón tiếp.

+ Tham gia hỗ trợ công tác khác theo phân công.

Các cán bộ tham gia trực tiếp đón tiếp thí sinh nghiên cứu quy trình đón tiếp; tăng cường phối hợp để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, có tác phong và thái độ đúng mực với thí sinh và phụ huynh khi thực hiện nhiệm vụ.

Trên đây là các công việc chuẩn bị cho buổi đón tiếp thí sinh nộp hồ sơ xét tuyển thẳng học sinh giỏi dựa vào kết quả học tập bậc THPT vào hệ đại học chính quy khoá 55 năm 2017 của Học viện Tài chính.

Trong quá trình thực hiện, nếu có các phát sinh vướng mắc, các đơn vị liên quan phối hợp với HĐTS và các đơn vị liên quan để giải quyết kịp thời.

Số lần đọc: 4210