Căn cứ Thông báo số 1013/TB-HVTC ngày 24/8/2023 của Giám đốc Học viện về việc nhập học khóa 61 hệ Đại học chính quy năm 2023, Giám đốc Học viện Tài chính thông báo Kế hoạch tổ chức đón tiếp nhập học đối với sinh viên hệ ĐHCQ khóa 61 như sau:

I - THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM

1. Thời gian:  Ngày 16, 17/09/2023 (Thứ 7, Chủ nhật)

                       - Buổi sáng:  Từ 08h00’-- 11h00’

                       - Buổi chiều: Từ 13h30’ -- 16h30’

2. Địa điểm: Học viện Tài chính - Số 69, đường Đức Thắng - Phường Đức Thắng - Quận Bắc Từ Liêm - Hà Nội.

II - KẾ HOẠCH TỔ CHỨC NHẬP HỌC

1. Họp Ban đón tiếp nhập học

+ Thời gian: 14h00’ ngày 14/09/2023 (Thứ 5) tại Phòng họp A1- 58 Lê Văn Hiến.

+ Thành phần: Đại diện lãnh đạo Ban QLĐT; Cán bộ đón tiếp 1, 2

2. Tổ chức các bàn đón tiếp nhập học:

* Bàn thu Hồ sơ (12 bàn);

- Nhà A: HT A201, A202, A203

- Nhà B: HT: B201, B202, B203

- Nhà C: HT: C201, C202, C203, C204

- Nhà D: HT: D202, D203

* Bàn thu Sổ đoàn: Nhà C: HT C302

* Bàn Ký hợp đồng KTX; Hộ khẩu; Di chuyển dân quân dự bị: Nhà C: HT C303

* Bàn Giải đáp thắc mắc về: tuyển sinh; các khoản thu; bảo hiểm; thủ tục, hồ sơ nhập học, tra cứu thông tin và cấp lại Giấy nhập học (do thất lạc…): Nhà C: HT C304

* Trình chiếu các tư liệu giới thiệu về Học viện Tài chính phục vụ Phụ huynh và sinh viên đến nhập học;  Bàn Giải đáp, tư vấn, đăng ký xét tuyển bổ sung chương trình đào tạo chất lượng cao: Nhà D: HT D201; HT thi: D301

* Trực Y tế: Nhà A: HT A102

3. Thành phần tham gia trong buổi đón tiếp nhập học:

- Ban chỉ đạo chung và trực tiếp: Ban GĐHV (03 người), Ban QLĐT (01 người), Ban CTCT&SV (01 người), Ban TCKT (01 người), Ban QTTB (01 người); Văn phòng HV (01 người); Đoàn TN (01 người); Trạm Y tế (01 người)

- Tham gia đón tiếp nhập học:

+ Cán bộ đón tiếp tại các bàn: Ban QLĐT: 12 người; Ban CTCT&SV: 06 người; Ban TCKT: 10 người; Ban TTGD: 02 người; KT&QLCL: 04 người; VPHV: 03 người; Ban TCCB: 02 người; VP ĐTN: 01 người; ĐTN thu sổ đoàn: 12 người.

+ Cán bộ phục vụ đón tiếp:

*. VPHV (06 người: 04 bảo vệ khu vực xung quanh các hội trường đón tiếp, sân trường, KTX; 02 trực in ấn và đóng dấu); Công an trật tự khu vực bên ngoài (02 người);

*. Ban QTTB &ĐTXD (10 người:  02 người trực phục vụ điện, 02 người phục vụ nước uống tại các HT đón tiếp cho CBĐT, phụ huynh;  02 người trực đóng, mở cửa HT, bật, tắt điện, điều hòa, quạt… trước và sau mỗi buổi nhập học; dán và kê dọn các bảng biểu; 02 người vệ sinh tại các HT, gian trại và xung quanh sân trường đón tiếp; 02 người kê, dọn bàn ghế tại các sảnh HT đón tiếp);

*. Ban CTCT&SV (04 người: trực KTX); công an hộ khẩu (01 người)

*. Trạm Y tế (05 người);

*. ĐTN-Hội SV: 50 SV tình nguyện (theo sự phân công công việc của ĐTN, HSV); 30 SV tình nguyện CLC (theo sự phân công của Ban ĐHCLC).

+ Phân công cán bộ đón tiếp theo số giấy báo nhập học tại các bàn đón tiếp (Có phụ lục kèm theo) [XEM TẠI ĐÂY] 

Các cán bộ tham gia trực tiếp đón tiếp nhập học nghiên cứu quy trình đón tiếp; tăng cường phối hợp để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, có tác phong và thái độ đúng mực với sinh viên khi thực hiện nhiệm vụ.

4. Nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị liên quan

4.1. Ban Quản lý đào tạo

- Là đầu mối tổ chức buổi họp Ban đón tiếp nhập học và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhập học.

- Phối hợp với các Ban và đơn vị liên quan tổ chức đón tiếp, kiểm tra, thu nhận hồ sơ, giấy tờ liên quan đến QLĐT, các giấy tờ ưu tiên…

- Giải đáp các vướng mắc về hồ sơ, thủ tục nhập học của sinh viên.

- Chuẩn bị các tài liệu, ấn phẩm, các tài liệu hướng dẫn sinh viên đến làm thủ tục nhập học.

- Cung cấp DS thu hồ sơ, DS thu sổ đoàn theo từng bàn đón tiếp của SV cho cán bộ đón tiếp

- Tổng hợp số liệu SV thực tế nhập học báo cáo Ban GĐHV (sau mỗi ngày đón tiếp).

- Lập dự trù kinh phí, tổng hợp thanh quyết toán kinh phí liên quan đến nhập học.

- Cử cán bộ tham gia đón tiếp nhập học theo số lượng phân công.

4.2. Ban Công tác chính trị và sinh viên

- Cử cán bộ tham gia vào bàn đón tiếp nhập học theo số lượng phân công; tiếp nhận bàn giao hồ sơ SV nhập học từ các cán bộ tham gia đón tiếp sau khi kết thúc đợt nhập học.

- Chuẩn bị túi hồ sơ sinh viên và bàn giao cho CB đón tiếp 2 tại các bàn đón tiếp.

- Cử người trực phục vụ tại phòng truyền thống, chụp ảnh, đưa tin tuyên truyền về các hoạt động nhập học cho sinh viên.

- Chuẩn bị các tài liệu thông báo, hướng dẫn sinh viên về giải quyết chế độ, chính sách đối với sinh viên (miễn, giảm học phí, đối tượng ở KTX...) đưa lên cổng thông tin Học viện trước ngày 15/9/2023.

- Chuẩn bị các điều kiện về ký túc xá (KTX):

+ Tổ chức ký hợp đồng KTX cho SV, chỉ dẫn SV nhận phòng ở và bàn giao các tài sản liên quan cho SV ở KTX; Vệ sinh sạch sẽ phòng ở trước khi bàn giao cho sinh viên.

+ Lập sơ đồ chỉ dẫn địa điểm KTX và thông báo cụ thể cho SV nhập học.

- Phối hợp với Văn phòng Học viện để đảm bảo an ninh KTX và an ninh trật tự bên ngoài khu vực đón tiếp.

4.3. Văn phòng Học viện

- Cử cán bộ tham gia vào bàn đón tiếp nhập học theo số lượng phân công.

- Phối hợp với Đoàn Thanh niên, chuẩn bị các nội dung, hình ảnh, tài liệu hướng đến 60 năm thành lập Học viện Tài chính để giới thiệu về Học viện, về Ngành đào tạo của Học viện để tuyên truyền cho phụ huynh và sinh viên tại HT D201-Nhà D.

- Liên hệ với Công an Phường Đức Thắng để bố trí cán bộ công an Hộ khẩu; công an, dân phòng trong việc đảm bảo giao thông trên tuyến đường vào 69 Đức Thắng - Học viện, giữ trật tự tại các đoạn đường trước và trong khuôn viên Học viện.

- Có phương án trông giữ xe, điều tiết xe của phụ huynh và sinh viên trong thời gian diễn ra làm thủ tục nhập học.

- Cử cán bộ Tổ bảo vệ làm nhiệm vụ bảo vệ và duy trì trật tự tại khu vực các hội trường đón tiếp, cổng và sân Học viện, Khu KTX theo phân công.

- Phối hợp với Đoàn Thanh niên để thiết kế, in ấn, treo các banner, mẫu backdrop

4.4. Ban Quản trị thiết bị và ĐTXD.

- Phối hợp với Ban Quản lý đào tạo và các đơn vị liên quan để chuẩn bị các công việc liên quan đến việc hướng dẫn sinh viên chuẩn bị các thủ tục nhập học.

- Xin cấp nước uống  chai Lavi nhỏ (300ml)  phục vụ cho cán bộ đón tiếp tại các HT đón tiếp trong 2 ngày nhập học. (dự kiến mỗi HT đón tiếp 1 thùng nước)

- Xin cấp bình nước to (20 lít) và cốc giấy để phục vụ sinh viên, phụ huynh tại các sảnh nhà A, B, C, D và các gian trại trong 2 ngày nhập học

- Chuẩn bị phông trình chiếu trên màn hình Led tại HT D201

 

	BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH (Logo Học viện)   NHIỆT LIỆT CHÀO MỪNG TÂN SINH VIÊN KHÓA 61 NHẬP TRƯỜNG   Hà Nội,  ngày 16, 17 tháng 9 năm 2023

 

- Chuẩn bị 02 bảng (dự phòng nếu dùng đến) để Ban QLĐT và các đơn vị liên quan dán các thông báo liên quan đến nhập học.

- Chuẩn bị sơ đồ đường chỉ dẫn về 69 Đức Thắng; sơ đồ vị trí các tòa nhà và phòng học tại các nhà A, B, C, D để đưa lên cổng thông tin điện tử Học viện trước ngày 15/9/2023.

- Chuẩn bị quạt tại các gian trại và tiền sảnh nhà A, B, C, D.

- Cử người kê (dọn) ghế bổ sung để tại sảnh các HT đón tiếp cho phụ huynh, sinh viên ngồi chờ trước và sau khi vào làm thủ tục nhập học

- Cử người dọn vệ sinh sạch sẽ trước, trong và sau thời gian diễn ra nhập học tại các HT đón tiếp; tiền sảnh nhà A, B, C, D và các gian trại.

- Có phương án ủi phẳng mặt sân lớn trước sảnh A, B, C, D và cắt cỏ khu vực đường đi, vườn hoa…; bố trí bãi gửi xe máy, ô tô và có sơ đồ chỉ dẫn cho phụ huynh và sinh viên.

- Đảm bảo điện phục vụ chương trình trong 2 ngày diễn ra nhập học.

4.5. Ban điều hành chất lượng cao

- Cử cán bộ tư vấn, giải đáp thắc mắc của sinh viên và phụ huynh về chương trình đào tạo chất lượng cao.

- Cử sinh viên tình nguyện chất lượng cao tham gia phục vụ tại các gian trại, các bàn đón tiếp về chương trình chất lượng cao.

- Tiếp nhận đơn xét tuyển đối với sinh viên muốn xin chuyển từ chương trình chuẩn sang chương trình chất lượng cao.

- Phối hợp với Ban Quản lý đào tạo tổ chức thi đánh giá tiếng Anh theo kế hoạch.

4.6. Ban Tài chính kế toán

- Phối hợp với Ban QLĐT để giải quyết các vấn đề liên quan đến nhập học.

- Cử cán bộ tham gia đón tiếp nhập học theo số lượng phân công; kiểm tra và rà soát lại các khoản tiền sinh viên nộp theo Quy định của Học viện.

- Trình duyệt và thanh toán kinh phí thực tế tổ chức nhập học trên cơ sở đề xuất của các Ban, đơn vị chức năng có liên quan.

4.7. Đoàn TNCSHCM; Hội SV

- Cử cán bộ Đoàn nhận hồ sơ chuyển sinh hoạt Đoàn; hướng dẫn, giải đáp thắc mắc của sinh viên liên quan về các hoạt động, các câu lạc bộ…. về Đoàn Thanh niên, Hội sinh viên của Học viện Tài chính.

- Cử cán bộ tham gia vào bàn đón tiếp nhập học theo số lượng phân công.

- Cử và chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan để phân công sinh viên tình nguyện tham gia các công việc tại các vị trí đón tiếp nhập học, hướng dẫn tân sinh viên và phụ huynh trước khi vào làm thủ tục nhập học.

- Phối hợp với VPHV, chuẩn bị các nội dung, hình ảnh, tài liệu hướng đến 60 năm thành lập Học viện Tài chính để giới thiệu về Học viện, về Ngành đào tạo của Học viện để tuyên truyền cho phụ huynh và sinh viên tại HT D201-Nhà D.

- Xây dựng kế hoạch lập nhóm sinh viên, phụ huynh đi tham quan Học viện, chuẩn bị tư liệu hình ảnh, video clip giới thiệu về Học viện.

- Thiết kế, trang trí các khu vực chụp ảnh check-in khu vực sảnh chính giảng đường A, B, C, D.

- Chuẩn bị âm thanh, ô dù lớn, thiết kế 12-16 gian trại giới thiệu về hoạt động Đoàn TN - Hội SV và các CLB tại sân trước sảnh A, B, C, D. Tổ chức các hoạt động hoạt náo, chào đón tân sinh viên; thống nhất thiết kế màu sắc theo logo của Học viện.

- Chuẩn bị 01 cổng hơi lớn ngoài cổng chính với dòng chữ “Nhiệt liệt chào mừng tân sinh viên Khóa 61 Học viện Tài chính nhập trường”

- Chỉ đạo các Liên chi đoàn Khoa thiết kế, trang trí các backdrop chụp ảnh check-in tương ứng với Khoa mình, đặt tại sảnh chính giảng đường A, B, C, D.

4.8. Trạm Y  tế: 

- Cử cán bộ trực tại Phòng Y tế tại 69 Đức Thắng để xử lý kịp thời khi có các vấn đề xảy ra liên quan đến sức khỏe của SV, phụ huynh, CBĐT…

- Cử cán bộ tại bàn đón tiếp để giải đáp thắc mắc về Bảo hiểm y tế

4.9. Ban TTGD; KT&QLCL; Ban TCCB

 Cử cán bộ tham gia vào bàn đón tiếp nhập học theo số lượng phân công.

Trên đây là các công việc chuẩn bị cho buổi đón tiếp nhập học của sinh viên hệ Đại học chính quy khoá 61. Tất cả các khâu chuẩn bị cho công việc đón tiếp nhập học, các đơn vị liên quan hoàn thành trước 17h00’ ngày 15/9/2023.

Đề nghị các đơn vị liên quan trong Học viện phối kết hợp tốt để hoàn thành các nhiệm vụ được giao./.