Tiếng Việt | English
Thứ sáu, 06/01/2017 - 17:38

Sổ tay công tác cố vấn học tập
Ngày 6 tháng 01 năm 2017

I. CÔNG TÁC TIẾP NHẬN SINH VIÊN

    1. Tiếp nhận lớp sinh viên

          a) Vào đầu khóa học, sau khi có phân công của trưởng khoa, ban, Cố vấn học tập (CVHT) nhận danh sách lớp (tạm thời) tại văn phòng khoa, ban (do Ban Quản lý đào tạo gửi), hoặc trên Cổng thông tin điện tử (nếu có).

          b) CVHT nhận lớp sinh viên trong tuần học chính trị đầu khóa của lớp. Tổ chức bầu ban cán sự lớp hoặc giới thiệu nhân sự ban cán sự lớp trình Trưởng khoa phê duyệt, ra quyết định.

    2. Cung cấp, tiếp nhận thông tin cá nhân

          a) CVHT cung cấp cho sinh viên lớp được phân công làm CVHT số điện thoại cố định, di động, Email.

          b) CVHT yêu cầu sinh viên cung cấp số điện thoại, Email, chỗ ở hiện nay của sinh viên; điện thoại của phụ huynh, địa chỉ của gia đình sinh viên (Mẫu số 01). Khi thay đổi số điện thoại, Email, chỗ ở, sinh viên phải thông báo kịp thời cho CVHT.

          c) CVHT nộp 01 bản Thông tin về sinh viên của lớp (01bản cứng và file) về khoa; khoa tập hợp gửi về Ban CTCT&SV.

    3. Thông báo kế hoạch làm việc

          CVHT xây dựng kế hoạch thông báo kế hoạch làm việc với lớp, cụ thể từng năm học, từng kỳ học, cả thường xuyên và định kỳ (Mẫu số 02).

II. TƯ VẤN CHO SINH VIÊN TRONG QUÁ TRÌNH HỌC TẬP

    1. CVHT tư vấn hướng nghiệp cho sinh viên, giúp cho sinh viên xác định được mục tiêu phấn đấu hoàn thiện về chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với vị trí làm việc cả chuyên ngành 1 và chuyên ngành 2 (Cơ hội việc làm của sinh viên sau khi tốt nghiệp các ngành/chuyên ngành đào tạo trình độ đại học ở Học viện Tài chính – Phụ lục 01) trong tương lai (tổ chức sinh hoạt lớp lần thứ nhất trong thời gian gián đoạn của đợt học chính trị đầu khóa, kết hợp tư vấn hướng nghiệp và quán triệt yêu cầu, nhiệm vụ của sinh viên; giới thiệu nhân sự ban cán sự lớp trình Trưởng khoa phê duyệt, ra quyết định).

    2. CVHT tư vấn cho sinh viên về chương trình, nội dung và quy chế đào tạo. CVHT tổ chức thảo luận, tìm hiểu về nội dung, chương trình đào tạo và quy chế đào tạo, giúp sinh viên nắm rõ chương trình đào tạo, quy định đào tạo theo hệ thống tín chỉ (Chương trình đào tạo toàn khóa hệ chính quy; Chương trình đào tạo cùng lúc hai chương trình được đăng tải trên CTTĐT của Học viện).

    3. CVHT tư vấn cho sinh viên phương pháp học đại học, phương pháp tự học và cách sưu tầm tài liệu tham khảo phục vụ học tập.

    4. Tư vấn cho sinh viên cách thức xây dựng kế hoạch học tập cho toàn khóa, từng năm học và từng kỳ học.

          Căn cứ chương trình đào tạo toàn khóa, CVHT hướng dẫn sinh viên lập kế hoạch học tập từng năm học, kỳ học; đồng thời lập và cập nhật bảng tổng hợp kết quả học tập của cá nhân (cả điểm kiểm tra, điểm thi lần đầu, thi lại, học lại). Đánh dấu những môn học đã đăng ký thành công, ghi điểm môn học vào bảng tổng hợp khi có điểm môn học. Đây là một cơ sở để điều chỉnh kế hoạch học tập cho kỳ tiếp theo.

    5. Tư vấn, hướng dẫn, xác nhận sinh viên đăng ký tín chỉ:

a) Thông báo lịch tập huấn, đăng ký thử và đăng ký chính thức cho sinh viên theo lịch trình của Ban QLĐT.

b) Tư vấn sinh viên lựa chọn những môn học sẽ đăng ký trong kỳ. Trên cơ sở kế hoạch học tập của cá nhân, kế hoạch đào tạo năm học của Học viện, tính tiên quyết của môn học (Phụ lục 02), khả năng, điều kiện của từng sinh viên (Phụ lục 03 – Giới hạn đăng ký), CVHT chỉ dẫn sinh viên đăng ký tín chỉ trong từng học kỳ. Tư vấn cho sinh viên có đủ khả năng, điều kiện học vượt theo quy định.

c) Tư vấn, hướng dẫn sinh viên quy trình đăng ký tín chỉ qua mạng (Phụ lục 04) và trực tiếp (nếu có).

d) Ký chấp nhận hoặc từ chối vào Phiếu đăng ký học phần cho sinh viên hoặc duyệt kết quả đăng ký tín chỉ của sinh viên do mình phụ trách trên phần mềm quản lý (Phụ lục 05).

e) Nắm bắt lý do những sinh viên không đăng ký tín chỉ theo quy định, báo cáo kịp thời với Trưởng khoa, ban liên quan; đôn đốc những sinh viên này đăng ký học bổ sung (nếu có).

f) Tư vấn cho sinh viên rút bớt học phần đã đăng ký sau khi có kết quả phân loại học tập của sinh viên theo từng học kỳ từ Ban KT&QLCL; đăng ký học lại, học cải thiện.

Tư vấn cho sinh viên khi đã bị cảnh báo học tập lần 1, nên tập trung vào các môn học của kỳ sau để tránh bị buộc thôi học do bị cảnh báo 2 lần liên tiếp. Cảnh báo sinh viên khi thấy kết quả học tập của họ giảm sút có nguy cơ phải thôi học, có giải pháp học cải thiện ngay khi có thể. Cuối mỗi học kỳ, sinh viên bị cảnh báo về kết quả học tập phải rút bớt tín chỉ đã đăng ký học ở kỳ tiếp theo (CVHT tư vấn cho sinh viên không nên rút môn chuyên ngành; không nên học lại, học cải thiện điểm những môn đã học ở kỳ bị cảnh báo hoặc kỳ trước trừ trường hợp sinh viên bị cảnh báo về kết quả học tập do điểm TBCTL). Nhắc nhở sinh viên tập trung vào các môn học đã đăng ký ở kỳ tiếp theo để không bị cảnh báo hai kỳ liên tiếp. Cần phải lưu bảng phân loại kết quả học tập của lớp theo từng học kỳ để có cơ sở tư vấn cho sinh viên trong lớp.

g) Tư vấn sinh viên lựa chọn những môn học sẽ đăng ký trong kỳ nếu có nguyện vọng học song ngành.

Tư vấn cho sinh viên lựa chọn ngành học thứ hai (Phải khác ngành học thứ nhất).

Nên lập thêm và cập nhật bảng tổng hợp kết quả học tập của cá nhân ở ngành hai.

Trên cơ sở Kế hoạch đào tạo năm học của Học viện, tính tiên quyết của môn học (Phụ lục 02), chương trình đào tạo cùng lúc hai chương trình (Quy định về quản lý đào tạo trên CTTĐT của Học viện), nguyện vọng, khả năng, điều kiện của từng sinh viên (Phụ lục 03 – Giới hạn đăng ký), CVHT chỉ dẫn sinh viên đăng ký học song ngành một cách hợp lý nhất. Đảm bảo giảm thiểu số môn học thêm mà vẫn hoàn thành cả hai chương trình.

6. Tư vấn cho sinh viên quản lý quá trình học tập

     a) Yêu cầu sinh viên cập nhật thường xuyên kết quả học tập vào bảng tổng hợp kết quả học tập của cá nhân. Nếu sinh viên có thắc mắc về kết quả thi, viết đơn phúc tra và nộp kèm lệ phí về VPK trong phạm vi tối đa 07 ngày kể từ khi bộ môn chuyển bảng điểm cho Ban KT&QLCL. Ghi chú rõ những môn học được phép học cải thiện, phải thi lại, học lại.

Đồng thời, CVHT lập và cập nhật Bảng theo dõi tiến độ học tập của sinh viên (Mẫu số 03) để quản lý qúa trình học tập của sinh viên trong lớp và tư vấn cho sinh viên xây dựng kế hoạch học tập ở kỳ học tiếp theo.

b) Nhắc nhở sinh viên bị thi lại phải nắm rõ lịch thi lại để thực hiện. Mỗi môn học, sinh viên được thi tối đa 2 lần (Nếu lần thi thứ nhất có điểm đánh giá học phần < 4,0 thang điểm 10). Tuy nhiên, trong trường hợp này nếu sinh viên không tham dự thi lần 2 mà đăng ký học lại ngay thì sẽ mất quyền thi lần 2 của lần học trước. Trường hợp sinh viên có đơn hoãn thi (Có xác nhận của lãnh đạo khoa) ở kỳ thi thứ nhất thì được dự thi lại ngay trong học kỳ đó, kết quả thi được tính như thi lần đầu và được quyền thi một lần nữa. Còn nếu có đơn hoãn thi trong lần thi lại thì cũng được quyền thi lại lần nữa.

Nếu thi lại những môn học lần đầu, học vượt có trong kế hoạch thi lại của học kỳ đó (Thi lại đúng tuyến) thì không phải đăng ký thi lại mà chỉ phải nộp lệ phí thi lại tại VPK. Nếu thi lại do hoãn thi ở lần thi đi hoặc lần thi lại (Thi lại trái tuyến), sinh viên phải đăng ký thi lại tại Ban KT&QLCL, nộp lệ phí thi lại cũng tại Ban KT&QLCL trước khi thi 03 ngày ở các đợt thi bổ sung (Thi vét).

          CVHT lưu ý sinh viên quy định ở Điều 28, khoản 2 của Quy định đào tạo đại học theo hệ thống tín chỉ (Quyết định số 354/QĐ-HVTC): Hạng tốt nghiệp của những sinh viên có kết quả học tập loại xuất sắc và giỏi sẽ bị giảm đi một mức nếu: (i) Có khối lượng của các học phần phải thi lại (gồm cả học lại) vượt quá 5% so với tổng số tín chỉ quy định cho toàn chương trình; (ii) Đã bị kỷ luật từ mức cảnh cáo Học viện trở lên trong thời gian học.

    7. Tư vấn cho sinh viên xin ngừng học, nghỉ học và bị buộc thôi học.

          a) Nếu sinh viên không tiếp tục học tập vì lý do sức khỏe, hoàn cảnh gia đình hoặc lý do cá nhân thì hướng dẫn sinh viên viết đơn xin thôi học, trình bày lý do (Phải có ý kiến của phụ huynh, xác nhận của chính quyền địa phương đối với lý do hoàn cảnh gia đình và lý do cá nhân; Ý kiến đồng ý của Trạm Y tế Học viện hoặc chỉ định không thể tiếp tục học tập của bác sỹ bệnh viện tuyến huyện trở lên đối với lý do sức khỏe) và nộp cho VPK. Khoa QLSV chuyển đơn (Đã được lãnh đạo khoa phê duyệt) về Ban KT&QLCL để làm thủ tục.

          b) Sinh viên có quyền nộp đơn xin ngừng học bất cứ thời điểm nào. Tuy nhiên đơn xin ngừng học được giải quyết theo nguyên tắc sau:

          Được ngừng học ngay nếu sinh viên có học lực bình thường (Điểm TBCTL ≥ 2,0 thang điểm 4), không vi phạm quy định về nghỉ học ở học kỳ hiện tại, không bị cảnh báo kết quả học tập ở học kỳ kề trước đó.

          Chỉ được giải quyết sau khi có kết quả phân loại kết quả học tập của học kỳ hiện tại nếu tính đến thời điểm Ban KT&QLCL nhận được đơn xin ngừng học của sinh viên mà sinh viên thuộc một trong các trường hợp: (i) Xếp loại học lực yếu; (ii) Vi phạm quy định về nghỉ học ở học kỳ hiện tại; (iii) Bị cảnh báo kết quả học tập ở học kỳ kề trước đó.

          c) Sinh viên bị buộc thôi học được phép chuyền sang học Hệ vừa làm vừa học của Học viện hoặc Hệ cao đẳng của trường khác. Sinh viên muốn chuyển hệ phải viết đơn xin chuyển hệ đào tạo nộp cho Ban QLĐT theo thời gian quy định (Thông báo Kết luận của Hội đồng phân loại kết quả học tập Học viện).

     8. Trả lời các câu hỏi, ý kiến xin tư vấn của sinh viên liên quan đến học tập của sinh viên trong phạm vi thẩm quyền của mình. Tránh chỉ dẫn, giải đáp các câu hỏi có liên quan đến nội dung kiến thức chuyên môn của các môn học nếu không trực tiếp giảng dạy môn học đó.

    9. Tư vấn và trợ giúp sinh viên trong việc lựa chọn nơi thực tập, lựa chọn đề tài khóa luận, đồ án theo nguyện vọng, đăng ký xét tốt nghiệp và định hướng nghề nghiệp của sinh viên.

          a) Tư vấn cho sinh viên lựa chọn nơi thực tập, đề tài khóa luận, đồ án phù hợp với chuyên ngành đào tạo, tạo cơ hội tốt nhất để sinh viên được tiếp cận với hoạt động chuyên môn trong thực tiễn.

          b) Tư vấn cho sinh viên đăng ký xét, hoãn xét công nhận tốt nghiệp. Mỗi năm Học viện tổ chức xét công nhận tốt nghiệp cho sinh viên đào tạo theo hệ thóng tín chỉ 4 lần (Vào cuối tháng 3, 6, 9 và 12). Sinh viên đã hoàn thành chương trình đào tạo được Học viện xét công nhận tốt nghiệp ngay theo kế hoạch. Nếu sinh viên muốn hoãn xét công nhận tốt nghiệp để học cải thiện điểm phải viết đơn (Mẫu in sẵn tại Ban KT&QLCL) nộp cho Ban KT&QLCL trước khi Hội đồng xét công nhận tốt nghiệp họp ít nhất 10 ngày. Khi muốn xét công nhận tốt nghiệp cũng phải viết đơn và nộp cho Ban KT&QLCL trước khi Hội đồng xét công nhận tốt nghiệp họp ít nhất 10 ngày.

III. TƯ VẤN CHO SINH VIÊN TRONG CÔNG TÁC NCKH

    1. Quán triệt lợi ích của sinh viên khi tham gia NCKH (Điều 9, 14, 21, 22, 23 – Quy định NCKH của sinh viên).

    2. Giới thiệu và hướng dẫn sinh viên tham gia Câu lạc bộ Sinh viên NCKH.

    3. Hướng dẫn sinh viên tham gia NCKH:

          a) Hướng dẫn sinh viên lựa chọn hình thức tham gia NCKH phù hợp với khả năng, sở thích và kiến thức đã tích lũy được.

          b) Hướng dẫn phương pháp NCKH; cách thu thập thông tin, tài liệu tham khảo phục vụ NCKH.

          c) Chỉ dẫn nội dung, vấn đề cần nghiên cứu; tài liệu tham khảo hoặc nguồn tài liệu tham khảo.

          e) Góp ý, chỉnh sửa nội dung NCKH cho sinh viên, nhất là sinh viên năm thứ nhất, mới bắt đầu tham gia NCKH.

    4. Theo dõi, thống kê thành tích trong NCKH của từng sinh viên trong lớp.

 

IV. QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH RÈN LUYỆN CỦA SINH VIÊN

    1. Quản lý lớp học được phân công làm cố vấn học tập trong thời gian tuần học chính trị đầu khóa. Báo cáo tình hình tham gia học tập chính trị đầu khóa của sinh viên trong lớp cho Trưởng khoa và Ban CTCT&SV.

    2. Quán triệt cho sinh viên trong lớp về ý thức chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước; quy chế đào tạo, nội quy sinh hoạt trong khu nội trú của Học viện; quy định của địa phương nơi cư trú.

    3. Tổ chức thảo luận, tìm hiểu về Quy định đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên, giúp sinh viên nắm rõ quy định sử dụng kết quả rèn luyện của Học viện, của nhà tuyển dụng, nội dung, thang điểm và quy trình đánh giá kết quả rèn luyện (Điều 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10,11, 12, 13, 14, 15, Phụ lục II – Quy định về đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên hệ chính quy Học viện Tài chính).

    4. Động viên, khích lệ, hướng dẫn và phối hợp quản lý sinh viên tham gia sinh hoạt các CLB, các hoạt động phong trào do ĐTN, HSV và Học viện phát động. Đặc biệt là các hoạt động chính trị - xã hội; văn hóa, văn nghệ, TDTT; phòng chống tệ nạn xã hội, bạo lực trường học.

    5. Quản lý quá trình chấp hành pháp luật, nội quy, quy chế của sinh viên (theo dõi, thống kê tình hình vi phạm và hình thức kỷ luật sinh viên) làm cơ sở đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên. Báo cáo Trưởng khoa, ban liên quan khi sinh viên vi phạm pháp luật hoặc quy chế ở mức nghiêm trọng.

    6. Chỉ đạo BCS lớp, BCH chi đoàn tổ chức đánh giá kết quả rèn luyện từng học kỳ theo thông báo của khoa; tổ chức họp với BCS lớp, BCH chi đoàn để xem xét và thông qua mức điểm rèn luyện theo học kỳ của từng sinh viên, những trường hợp thay đổi phải được trên 2/3 số người dự họp biểu quyết; ký xác nhận vào Phiếu đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên, Bảng chấm điểm rèn luyện của lớp; đôn đốc BCS lớp nộp bảng chấm điểm rèn luyện cho khoa (trước ngày 01/12 và 01/6 hàng năm). Tham dự với tư cách là ủy viên Hội đồng đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên cấp khoa khi xét điểm rèn luyện của sinh viên lớp mình làm cố vấn học tập. Thông báo công khai kết quả đánh giá điểm rèn luyện theo học kỳ cho sinh viên biết sau khi Giám đốc Học viện công nhận.

          Quản lý quá trình rèn luyện của sinh viên qua Bảng theo dõi kết quả rèn luyện (Mẫu số 04).

    7. Nhận xét ý thức chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước; quy chế, nội quy của Học viện; quy định của địa phương nơi cư trú vào Hồ sơ sinh viên tốt nghiệp (không nhận xét về học lực vì phần này phần mềm tự gán).

 

V. HỖ TRỢ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CHO SINH VIÊN

     1. Trợ giúp sinh viên ổn định nơi sinh hoạt, khai báo đăng ký tạm trú, tạm vắng, di chuyển nghĩa vụ quân sự, chuyển sinh hoạt Đoàn, Đảng (nếu có).

    2. Hướng dẫn, trợ giúp sinh viên làm thẻ sinh viên (cả lần đầu và làm lại), cách đóng học phí qua thẻ (Phụ lục số 06); làm thẻ thư viện (Phụ lục số 07).

    3. Trợ giúp sinh viên làm thủ tục vay vốn; miễn, giảm học phí; nhận trợ cấp xã hội; xin xác nhận sinh viên; xin giấy giới thiệu làm đăng ký xe máy, làm thẻ thư viện quốc gia, đăng ký vé tháng xe bus ... (Phụ lục số 08).

    4. Trợ giúp sinh viên mua thẻ bảo hiểm y tế, yêu cầu dịch vụ BHYT khi cần thiết; khám sức khỏe theo yêu cầu của Học viện.

    5. Hướng dẫn, trợ giúp sinh viên xin nghỉ học, hoãn thi, nghỉ học tạm thời, bảo lưu kết quả học tập, phúc tra, phúc khảo, thôi học, chỉnh sửa thông tin cá nhân, chuyển trường, chuyển cấp… (Phụ lục số 09).

    6. Báo cáo Trưởng khoa, ban liên quan và phối hợp giải quyết chế độ khi sinh viên ốm đau, gặp rủi ro, tai nạn.

    7. Tổ chức Đại hội lớp hàng năm, hướng dẫn lớp bầu ban cán sự mới. Báo cáo Trưởng khoa kết quả Đại hội lớp.

8. Báo cáo Trưởng khoa, ban liên quan và đề xuất khen thưởng cho sinh viên khi có thành tích đột xuất hoặc có hành động được tuyên dương, khen thưởng.

9. Hỗ trợ sinh viên thuộc lớp được giao làm cố vấn học tập làm các thủ tục, hồ sơ phát triển Đảng nếu sinh viên có nguyện vọng và đạt đủ các tiêu chuẩn theo quy định.

10. Tiếp nhận thông tin phản ánh từ các đơn vị về sinh viên thuộc lớp làm cố vấn học tập; kiểm tra, xác nhận thông tin, hỗ trợ sinh viên thực hiện theo đề nghị (như chưa đóng học phí, nghỉ học quá số buổi quy định, ý thức chấp hành nội quy thư viện hay tại nơi cư trú chưa tốt ...)

Bấm vào đây để tải file 

 

Ban CTCT&SV
Số lần đọc: 1911
Các bài đã đăng