Kính gửi: Các khoa Quản lý sinh viên
Căn cứ Quyết định số 1591/QĐ-HVTC ngày 30/12/2016 của Giám đốc Học viện Tài chính về việc ban hành Quy định đào tạo đại học hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ; Căn cứ Quyết định số 1576/QĐ-HVTC ngày 28/12/2016 của Giám đốc Học viện Tài chính về việc ban hành Quy định công tác sinh viên Học viện Tài chính đối với chương trình đào tạo đại học hệ chính quy; Căn cứ tình hình thực tế trong việc xét kỷ luật sinh viên của Hội đồng kỷ luật sinh viên Học viện, Học viện hướng dẫn các khoa Quản lý sinh viên quy trình, thủ tục Cho thôi học và Buộc thôi học sinh viên như sau:
1. Đối với việc Cho sinh viên thôi học
- Yêu cầu sinh viên (muốn thôi học) viết Đơn đề nghị được thôi học (có xác nhận đồng ý của gia đình) gửi Giám đốc Học viện qua khoa Quản lý sinh viên;
- Trưởng khoa Quản lý sinh viên hoặc Phó Trưởng khoa được ủy quyền xác nhận tính xác thực của người viết đơn, chữ ký của đại diện gia đình và tình hình chấp hành quy chế đào tạo của sinh viên (vẫn tham gia học tập đầy đủ) chuyển về Ban CTCT&SV. Nếu sinh viên đã tự ý bỏ học quá thời gian quy định thì chuyển hồ sơ sang làm thủ tục Buộc sinh viên thôi học.
- Ban CTCT&SV lấy ý kiến xác nhận của Ban Quản lý đào tạo, Ban Khảo thí & Quản lý chất lượng, Ban Tài chính kế toán về tình trạng sinh viên. Nếu sinh viên đã vượt quá thời gian tối đa được phép học tại Học viện; bị cảnh báo kết quả học tập hai kỳ liên tiếp; không hoàn thành nghĩa vụ học phí theo quy định; đang xem xét kỷ luật ở mức Buộc thôi học sẽ chuyển hồ sơ sang làm thủ tục Buộc sinh viên thôi học. Nếu không rơi vào tình trạng trên, Ban CTCT&SV sẽ làm thủ tục trình Giám đốc Học viện cho sinh viên thôi học.
- Khi đủ căn cứ hồ sơ (chứng cứ bổ sung nếu có) thì khoa sẽ nộp về Ban CTCT&SV để làm thủ tục Cho sinh viên thôi học đồng thời sinh viên đó sẽ loại khỏi danh sách phân loại kết quả học tập, phân loại rèn luyện của khoa.
2. Đối với việc Buộc sinh viên thôi học
a) Sinh viên bị Buộc thôi học do tự ý bỏ học quá thời gian quy định là những sinh viên không chấp hành Quy định về đào tạo và Quy định về quản lý sinh viên của Học viện, đã tự ý bỏ học quá 5 tuần (không tính thời gian nghỉ lễ, Chủ nhật). Quy trình, thủ tục như sau:
- Sau khi đã có đầy đủ bằng chứng chứng minh sinh viên tự ý bỏ học quá thời gian quy định (01 tuần), Trưởng khoa ra quyết định kỷ luật theo quy định. Nếu sinh viên vẫn tiếp tục tự ý bỏ học phải báo cáo Ban CTCT&SV để xử lý. Trường hợp sinh viên vẫn tiếp tục tự ý bỏ học quá 5 tuần và có đầy đủ bằng chứng chứng minh (danh sách học phần/môn học mà sinh viên đã đăng ký và được phê duyệt trong đợt/kỳ; danh sách theo dõi học tập của giáo viên giảng dạy các học phần/môn học đó và các bằng chứng liên quan khác – nếu có), Trưởng khoa Quản lý sinh viên hoặc Phó Trưởng khoa được ủy quyền chỉ đạo Cố vấn học tập tiếp tục liên lạc với gia đình (nghỉ học quá 01 tuần đã thông báo rồi), thông báo về tình hình sinh viên, hướng xử lý của Học viện để gia đình sinh viên biết. Lưu giữ lại bằng chứng liên lạc với gia đình, ý kiến của gia đình đưa vào hồ sơ. Ít nhất phải liên lạc với gia đình 03 lần (mỗi lần cách nhau tối thiểu 02 ngày) khi không nhận được sự phản hồi (địa chỉ gia đình, SĐT liên hệ theo hồ sơ mà sinh viên đã khai báo, trường hợp không đủ, không có mới lấy qua BCS lớp, bạn bè).
- Cố vấn học tập tổ chức họp lớp về việc xem xét, đề nghị Buộc thôi học sinh viên. Biên bản họp lớp phải ghi rõ ràng, cụ thể thời gian sinh viên nghỉ học, ý kiến kết luận của Chủ tọa, chữ ký xác nhận của cả Chủ tọa và Thư ký. Hồ sơ đề nghị Buộc thôi học sinh viên (Biên bản họp lớp; minh chứng sinh viên tự ý bỏ học quá thời gian quy định; minh chứng liên hệ của Cố vấn học tập với gia đình) chuyển lên khoa.
- Căn cứ hồ sơ trên, khoa Quản lý sinh viên gửi Công văn đề nghị Buộc thôi học sinh viên về Thường trực Hội đồng qua Ban CTCT&SV kèm Biên bản họp lớp, Quyết định kỷ luật của khoa và các minh chứng (Danh sách sinh viên Buộc thôi học phải có xác nhận của Ban TCKT để xác minh việc đóng học phí trong các học kỳ).
- Những sinh viên khi đã có căn cứ hồ sơ Buộc sinh viên thôi học nhưng chưa có Quyết định chính thức của Học viện thì sẽ không đưa vào phân loại kết quả học tập, phân loại rèn luyện của Khoa.
- Ban CTCT&SV lấy ý kiến xác nhận của Ban Quản lý đào tạo về tình hình đăng ký học lại, học cải thiện, học kỳ phụ mà trong danh sách học phần/môn học sinh viên đã đăng ký và được phê duyệt trong đợt/kỳ chưa hiển thị. Xác nhận của giáo viên giảng dạy những học phần/ môn học lại, học cải thiện (nếu có).
Nếu đủ điều kiện, Ban CTCT&SV sẽ làm thủ tục trình Giám đốc Học viện buộc sinh viên thôi học.
b) Sinh viên bị Buộc thôi học vì lý do khác được thực hiện theo quy định hiện hành.
Tải các mẫu đính kèm công văn