Căn cứ Thông báo số 1182/TB-HVTC ngày 20/08/2024 của Giám đốc Học viện về việc nhập học khóa 62 hệ Đại học chính quy năm 2024, Giám đốc Học viện Tài chính thông báo Kế hoạch tổ chức đón tiếp nhập học đối với sinh viên hệ ĐHCQ khóa 62 như sau:

I - THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM

1. Thời gian:  Ngày 06, 07, 08/09/2024 (Thứ 6, 7, Chủ nhật)

                       - Buổi sáng:  Từ 08h00’-- 11h00’

                       - Buổi chiều: Từ 13h30’ -- 16h30’

2. Địa điểm: Học viện Tài chính - Số 69, đường Đức Thắng - Phường Đức Thắng - Quận Bắc Từ Liêm - Hà Nội.

II - KẾ HOẠCH TỔ CHỨC NHẬP HỌC

1. Họp triển khai kế hoạch tổ chức nhập học

+ Thời gian: 09h00’ ngày 20/08/2024 (Thứ 3) tại Phòng họp A1- 58 Lê Văn Hiến.

+ Thành phần: Ban chỉ đạo nhập học gồm: Ban Giám đốc Học viện; Trưởng các đơn vị: QLĐT; CTCT&SV; TCKT; QTTB&ĐTXD; VPHV; TCCB; KT&QLCL; QLKH, HTQT; TTGD; Trung tâm TT; Thư viện; Ban ĐH định hướng CCQT; Trạm Y tế; Đoàn TN-Hội SV; Trưởng các Khoa chuyên ngành; chuyên viên Ban: QLĐT, CTCT&SV.

2. Tổ chức các bàn đón tiếp nhập học:

*. Bàn thu Hồ sơ (12 bàn):  Nhà A: HT A201, A202, A203

                                 Nhà B: HT: B201, B202, B203

                                             Nhà C: HT: C201, C202, C203, C204

                                            Nhà D: HT: D202, D203

*. Bàn thu sổ đoàn: Nhà C: HT301; 302

*. Bàn Ký hợp đồng KTX; Hộ khẩu: Nhà C: HT C303

*. Bàn Giải đáp thắc mắc về: tuyển sinh; chế độ chính sách; các khoản thu; bảo hiểm; thủ tục, hồ sơ nhập học, tra cứu thông tin và cấp lại Giấy nhập học (do thất lạc…): Nhà C: HT C304

* Trình chiếu các tư liệu giới thiệu về Học viện Tài chính phục vụ Phụ huynh và sinh viên đến nhập học: Nhà D: HT D201; phòng chờ cho phụ huynh: tầng 3 nhà A, B

* Bàn Giải đáp, tư vấn, đăng ký xét tuyển bổ sung chương trình đào tạo theo định hướng chứng chỉ quốc tế: Nhà D: HT D201; HT thi: D301

* Trực Y tế: Nhà A: HT A102

3. Thành phần tham gia trong buổi đón tiếp nhập học:

- Ban chỉ đạo chung và trực tiếp: Ban GĐHV (03 người), Ban QLĐT (01 người), Ban CTCT&SV (01 người), Ban TCKT (01 người), Ban QTTB&ĐTXD (01 người); Văn phòng HV (01 người); Đoàn TN (01 người); Trạm Y tế (01 người)

- Tham gia đón tiếp nhập học:

+ Cán bộ đón tiếp tại các bàn: Ban QLĐT: 12 người; Ban CTCT&SV: 08 người; Ban TCKT: 12 người; Ban TTGD: 02 người; KT&QLCL: 05 người; VPHV: 02 người; Ban TCCB: 01 người; VPK Kế toán: 01 người; VPK Thuế-HQ: 01 người; BCHQS HVTC: 02 người

+ Cán bộ phục vụ đón tiếp:

*. VPHV (06 người: bảo vệ khu vực xung quanh các hội trường đón tiếp, sân trường, KTX); Công an trật tự khu vực bên ngoài cổng Học viện tại 69 Đức Thắng và 58 Lê Văn Hiến (04 người); 01 người trực photo tài liệu.

*. Ban QTTB&ĐTXD (11 người:  01 người trực phục vụ điện, 01 người trực phục vụ âm thanh, trình chiếu tại các HT; 01 người phục vụ nước uống tại các HT đón tiếp cho CBĐT, phụ huynh;  02 người trực đóng, mở cửa HT, bật, tắt điện, điều hòa, quạt… trước và sau mỗi buổi nhập học; 04 người vệ sinh tại các HT, gian trại và xung quanh sân trường đón tiếp; 02 người kê, dọn bàn ghế, bảng tại các HT, sảnh HT đón tiếp; dán các giấy tờ liên quan).

*. Ban CTCT&SV (04 người: trực KTX); công an hộ khẩu (01 người)

*. Trạm Y tế (07 người: Theo phân công công việc của Trưởng trạm y tế);

*. Thư viện (05 người: Theo phân công công việc của Giám đốc Thư viện);

*. ĐTN-Hội SV: 50 SV tình nguyện (theo sự phân công công việc của ĐTN, HSV); 20 SV tình nguyện CLC (theo sự phân công của Ban ĐHCLC). VP Đoàn thu sổ đoàn: 12 người

+ Phân công cán bộ và nhiệm vụ của các cán bộ đón tiếp tại các bàn (Có phụ lục kèm theo) [XEM TẠI ĐÂY]

Các cán bộ tham gia trực tiếp đón tiếp nhập học nghiên cứu quy trình đón tiếp; tăng cường phối hợp để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, có tác phong và thái độ đúng mực với sinh viên khi thực hiện nhiệm vụ; đeo thẻ cán bộ viên chức và trang phục lịch sự.

4. Nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị liên quan

4.1. Ban Quản lý đào tạo

- Là đầu mối giải quyết các công việc liên quan đến việc tổ chức nhập học cho thí sinh

- Tổ chức rà soát, in ấn, trình ký Giấy báo nhập học; gửi VPHV pho to, đóng dấu giấy báo nhập học

- Chủ động liên hệ với đơn vị chuyển phát nhanh gửi giấy báo nhập học cho thí sinh.

- Xây dựng kế hoạch tổ chức nhập học, phối hợp với các đơn vị phân công nhiệm vụ tới cán bộ đón tiếp vào các vị trí đón tiếp thí sinh.

- Tổ chức buổi họp triển khai kế hoạch tổ chức nhập học và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhập học.

- Phối hợp với các Ban và đơn vị liên quan tổ chức đón tiếp, kiểm tra, thu nhận hồ sơ, giấy tờ liên quan đến thủ tục nhập học, các giấy tờ ưu tiên trong tuyển sinh…

- Giải đáp các vướng mắc về hồ sơ, thủ tục nhập học của sinh viên.

- Chuẩn bị các ấn phẩm, tài liệu hướng dẫn sinh viên đến làm thủ tục nhập học.

- Cung cấp DS thu hồ sơ theo từng bàn đón tiếp của SV cho cán bộ đón tiếp

- Tổng hợp số liệu SV thực tế nhập học báo cáo Ban GĐHV (sau mỗi ngày đón tiếp).

- Lập dự trù kinh phí, tổng hợp thanh quyết toán kinh phí liên quan đến nhập học.

- Lập công văn gửi Ban TCCB cử cán bộ tham gia đón tiếp nhập học theo số lượng thực tế tại các bàn thu hồ sơ.

- Thông báo lịch điều chuyển Hội trường học tới các Bộ môn và lớp sinh viên có Học phần/môn học vào các ngày diễn ra nhập học cho sinh viên.

- Cử cán bộ tham gia vào bàn đón tiếp nhập học theo số lượng phân công của Ban Tổ chức cán bộ.

4.2. Ban Công tác chính trị và sinh viên

- Phối hợp với Ban Quản lý đào tạo và các đơn vị liên quan để chuẩn bị các công việc liên quan đến việc hướng dẫn sinh viên chuẩn bị các thủ tục nhập học.

- Chuẩn bị túi hồ sơ sinh viên và bàn giao cho CB đón tiếp 1 trước ngày nhập học.

- Chuẩn bị các tài liệu thông báo, hướng dẫn sinh viên về: giải quyết chế độ, chính sách đối với sinh viên (miễn, giảm học phí, đối tượng được ở Ký túc xá (KTX), sơ đồ chỉ dẫn địa điểm KTX...) đưa lên cổng thông tin Học viện trước ngày 31/08/2024.

- Chuẩn bị các điều kiện về KTX:

+ Phối hợp với Văn phòng Học viện để cử cán bộ trực đảm bảo an ninh KTX.

+ Tổ chức ký hợp đồng KTX cho SV; cử người chỉ dẫn sinh viên nhận phòng ở và bàn giao các tài sản liên quan cho SV ở KTX; Vệ sinh sạch sẽ phòng ở trước khi bàn giao cho sinh viên.

+ Lập sơ đồ chỉ dẫn địa điểm KTX và thông báo cụ thể cho SV nhập học.

- Thông báo cho cán bộ tham gia vào bàn đón tiếp nhập học theo số lượng phân công của Ban Tổ chức cán bộ.

- Tiếp nhận bàn giao hồ sơ SV nhập học từ các cán bộ tham gia đón tiếp sau khi kết thúc đợt nhập học.

- Cử người chụp ảnh, đưa tin tuyên truyền, quảng bá về các hoạt động nhập học của sinh viên.

- Cử người trực đón sinh viên và bàn giao phòng ký túc xá theo

- Cử cán bộ trực phòng truyền thống; phối hợp với Ban QLĐT xây dựng lịch và triển khai hướng dẫn tham quan phòng truyền thống.

- Trình Giám đốc Học viện ra Quyết định về cố vấn học tập; lập lịch, tài liệu để thông báo CVHT gặp gỡ và làm việc với các lớp sinh viên.

4.3. Văn phòng Học viện

- Phối hợp với Ban Quản lý đào tạo và các đơn vị liên quan để chuẩn bị các công việc hướng dẫn sinh viên chuẩn bị các thủ tục nhập học.

- Phối hợp với Đoàn Thanh niên: chuẩn bị các tư liệu, hình ảnh về Học viện Tài chính để giới thiệu về Học viện, Ngành đào tạo, chuyên ngành của Học viện để tuyên truyền cho phụ huynh và sinh viên tại HT D201-Nhà D và trình chiếu tại các HT đón tiếp nhập học.

- Liên hệ với Công an Phường Đức Thắng để bố trí cán bộ công an Hộ khẩu; công an, dân phòng trong việc hỗ trợ duy trì trật tự an ninh, đảm bảo an toàn về tài sản cho phụ huynh và sinh viên đến nhập học, đảm bảo giao thông trên tuyến đường vào Học viện tại 69 Đức Thắng, 58 Lê Văn Hiến.

- Có phương án trông giữ xe, điều tiết xe của phụ huynh và sinh viên trong thời gian diễn ra làm thủ tục nhập học. Thông báo cho cán bộ, giảng viên trong toàn Học viện hạn chế đi xe ô tô và để xe ở sân trường Học viện trong những ngày diễn ra nhập học.

- Cử cán bộ Tổ bảo vệ làm nhiệm vụ bảo vệ và duy trì trật tự tại khu vực các hội trường đón tiếp, cổng và sân Học viện ở 69 Đức Thắng, 58 Lê Văn Hiến, Khu KTX theo phân công.

- Cử cán bộ trực trước và trong các ngày nhập học để in ấn, photo tài liệu phục vụ nhập học.

- Thông báo cho cán bộ tham gia vào bàn đón tiếp nhập học theo số lượng phân công của Ban Tổ chức cán bộ.

4.4. Ban Quản trị thiết bị và ĐTXD.

- Phối hợp với Ban Quản lý đào tạo và các đơn vị liên quan để chuẩn bị các công việc liên quan đến việc hướng dẫn sinh viên chuẩn bị các thủ tục nhập học.

- Chuẩn bị phông trình chiếu trên màn hình Led tại HT D201 và các HT đón tiếp

BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH (Logo Học viện)   NHIỆT LIỆT CHÀO MỪNG TÂN SINH VIÊN KHÓA 62 NHẬP TRƯỜNG   Hà Nội,  ngày 06, 07, 08 tháng 9 năm 2024

 

 

 

 

 

 

 

 

- Chuẩn bị 02 bảng (dự phòng nếu dùng đến) để Ban QLĐT và các đơn vị liên quan dán các thông báo liên quan đến nhập học.

- Chuẩn bị sơ đồ chỉ dẫn đường về 69 Đức Thắng, 58 Lê Văn Hiến; sơ đồ vị trí các tòa nhà và phòng học tại các nhà A, B, C, D để đưa lên cổng thông tin điện tử Học viện trước ngày 31/8/2024.

- Chuẩn bị quạt tại các gian trại và tiền sảnh nhà A, B, C, D.

- Bố trí bãi gửi xe máy, ô tô và có sơ đồ chỉ dẫn cho phụ huynh và sinh viên.

- Đảm bảo điện phục vụ chương trình và có phương án để phòng mất điện trong những ngày diễn ra nhập học.

- Chuẩn bị nước uống chai Lavi nhỏ (300ml) phục vụ cho cán bộ đón tiếp tại các HT đón tiếp trong 3 ngày nhập học (dự kiến mỗi HT đón tiếp 01 thùng nước)

- Chuẩn bị bình nước to (20 lít) và cốc giấy để phục vụ sinh viên, phụ huynh đặt tại các sảnh nhà A, B, C, D và khu vực giới thiệu về Khoa, Ngành, chuyên ngành, Đoàn, Hội HVTC trong những ngày nhập học.

- Cử người phối hợp với chuyên viên Ban QLĐT trước ngày nhập học để làm các công việc liên quan như: dán các tài liệu; kê (dọn) bàn ghế tại các HT đón tiếp…

- Cử người trực để xử lý các công việc liên quan về trình chiếu các slide… tại các HT đón tiếp nhập học.

- Cử người dọn vệ sinh, đảm bảo sạch sẽ, thẩm mĩ trước, trong và sau thời gian diễn ra nhập học tại khu vực đường đi, vườn hoa…; các HT đón tiếp; tiền sảnh nhà A, B, C, D và các gian trại.

4.5. Ban điều hành chương trình theo định hướng chứng chỉ quốc tế

- Phối hợp với Ban Quản lý đào tạo tiếp nhận đơn xét tuyển đối với sinh viên muốn học từ chương trình chuẩn sang chương trình theo định hướng chứng chỉ quốc tế; tổ chức thi đánh giá tiếng Anh theo kế hoạch.

- Tổ chức tọa đàm định hướng cho sinh viên, phụ huynh tìm hiểu về chương trình theo định hướng CCQT trong các ngày nhập học.

- Cử cán bộ tư vấn, giải đáp thắc mắc của tân sinh viên và phụ huynh;

- Cử sinh viên tình nguyện tham gia phục vụ tại các gian trại, các bàn đón tiếp để tư vấn về chương trình theo định hướng CCQT.

4.6. Ban Hợp tác quốc tế

- Phối hợp với Ban Điều hành chương trình theo định hướng CCQT cử cán bộ tư vấn cho các tân sinh viên và phụ huynh về các chương trình đi học tập thực tế, trải nghiệm, giao lưu Study Tour tại các trường quốc tế ngoài nước.

4.7. Ban Tài chính kế toán

- Phối hợp với Ban Quản lý đào tạo và các đơn vị liên quan để giải quyết các vấn đề liên quan đến kinh phí nhập học.

- Trình duyệt và thanh toán kinh phí thực tế tổ chức nhập học trên cơ sở đề xuất của các Ban, đơn vị chức năng có liên quan.

- Cử cán bộ tham gia đón tiếp nhập học theo số lượng phân công; kiểm tra và rà soát lại các khoản thu sinh viên nộp theo Quy định của Học viện.

4.8. Đoàn TNCSHCM; Hội SV

- Phối hợp với VPHV, chuẩn bị các tư liệu, hình ảnh về Học viện Tài chính để giới thiệu, tuyên truyền về Học viện cho phụ huynh và sinh viên tại HT D201 - Nhà D.

- Phối hợp với các Khoa chuyên ngành thiết kế, trang trí các backdrop chụp ảnh check-in tương ứng với Khoa mình, đặt tại sảnh chính giảng đường A, B, C, D tại 69 Đức Thắng; backdrop chụp ảnh check-in tại 58 Lê Văn Hiến.

- Chuẩn bị 01 cổng hơi lớn ngoài cổng chính 69 Đức Thắng với dòng chữ “Nhiệt liệt chào mừng tân sinh viên Khóa 62 Học viện Tài chính nhập trường”

- Chuẩn bị âm thanh, ô dù lớn, thiết kế 12 - 16 gian trại giới thiệu về hoạt động Đoàn TN - Hội SV và các CLB tại sân trước sảnh A, B, C, D. Tổ chức các hoạt động hoạt náo, chào đón tân sinh viên; thống nhất thiết kế màu sắc theo logo của Học viện.

- Xây dựng kế hoạch thành lập các nhóm sinh viên để hỗ trợ dẫn các tân sinh viên và phụ huynh đi tham quan Học viện tại cơ sở 69 Đức Thắng và 58 Lê Văn Hiến như: khu giảng đường, khu làm việc nhà hiệu bộ, phòng truyển thống, ký túc xá, thư viện…

- Hướng dẫn, xây dựng kế hoạch chi tiết để thông báo tới các tân sinh viên các hoạt động của Đoàn Thanh niên trong chuỗi sự kiện chào đón tân sinh viên nhập trường (nội dung, thời gian, địa điểm…)

- Thiết kế bảng hướng dẫn các bàn đón tiếp tân sinh viên để tại sân trước sảnh nhà A, B, C, D thuận tiện cho phụ huynh và tân sinh viên đến nhập học được tìm kiếm thông tin.

- Cử cán bộ Đoàn hướng dẫn, giải đáp thắc mắc của sinh viên liên quan về các hoạt động, các câu lạc bộ…. về Đoàn Thanh niên, Hội sinh viên của Học viện Tài chính tại các gian trại.

- Cử và chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan để phân công sinh viên tình nguyện tham gia các công việc tại các vị trí đón tiếp nhập học; hướng dẫn tân sinh viên và phụ huynh trước khi vào làm thủ tục nhập học; phân luồng giao thông trên các đoạn đường vào khu vực 69 Đức Thắng, 58 Lê Văn Hiến...

- Cử cán bộ văn phòng Đoàn thu Sổ đoàn theo số lượng được phân công

- Thông báo tới tất cả các sinh viên tham gia công tác nhập học phải mặc trang phục theo quy định của Đoàn, Hội; đeo thẻ sinh viên khi làm nhiệm vụ.

4.9. Ban Tổ chức cán bộ

- Ra thông báo cử người từ các đơn vị tham gia vào các bàn đón tiếp thu hồ sơ sinh viên nhập học.

4.10. Trạm Y  tế: 

- Phối hợp với Ban QLĐT, Ban CTCT&SV triển khai kế hoạch tư vấn về sức khỏe tâm lý học đường, khám sức khoẻ đầu khoá cho sinh viên … theo lịch dự kiến từ 09/9 đến 20/9/2024.

- Cử cán bộ trực tại Phòng Y tế A102, nhà A giảng đường khu vực tại 69 Đức Thắng để xử lý nhanh chóng, kịp thời khi có các vấn đề xảy ra liên quan đến sức khỏe của SV, phụ huynh, CBĐT…

- Cử cán bộ trực tại HT C303-Nhà C để giải đáp thắc mắc về Bảo hiểm y tế; tư vấn, giải đáp các vấn đề về BHYT, sức khỏe trong thời gian nhập học từ 06-08/9/2024.

4.11. Thư viện: 

- Phối hợp với CLB sách và hành động cử người giới thiệu về sách; trực mở cửa, đón tiếp, hướng dẫn các tân sinh viên và phụ huynh đến tham quan tại Thư viện tại 69 Đức Thắng và 58 Lê Văn Hiến trong chuỗi sự kiện chào đón tân sinh viên nhập trường

- Tư vấn cho tân sinh viên hiểu và nâng cao việc sử dụng các sách giáo trình, sách tham khảo được in ấn, xuất bản và lưu trữ tại Thư viện.

4.12. Khoa chuyên ngành: 

- Phối hợp với Đoàn Thanh niên thiết kế, trang trí các backdrop chụp ảnh check-in tương ứng với Khoa mình, đặt tại sảnh chính giảng đường A, B, C, D.

- Phối hợp với Ban CTCT&SV để cử Cố vấn học tập và ra Quyết định cố vấn học tập các lớp CQ62.

- Tổ chức và đảm bảo an ninh, trật tự tại các gian trại được phân công.

- Cử và bố trí cán bộ, giảng viên, liên chi đoàn Khoa để gặp gỡ tân sinh viên, giới thiệu, quảng bá về Khoa, Bộ môn, Ngành đào tạo của Học viện.

- Khoa Kế toán; Thuế Hải quan thông báo cho cán bộ VPK tham gia vào bàn đón tiếp nhập học theo số lượng phân công của Ban Tổ chức cán bộ.

4.13. Ban: TTGD, KT&QLCL; BCSQS HVTC

Thông báo cho cán bộ tham gia vào bàn đón tiếp nhập học theo số lượng phân công của Ban Tổ chức cán bộ.

Trên đây là các công việc chuẩn bị cho buổi đón tiếp nhập học của sinh viên hệ Đại học chính quy khoá 62. Tất cả các khâu chuẩn bị cho công việc đón tiếp nhập học, các đơn vị liên quan hoàn thành trước 17h00’ ngày 05/9/2024.

Đề nghị các đơn vị liên quan trong Học viện phối kết hợp tốt để hoàn thành các nhiệm vụ được giao./.