Ngày 25/10/2024, Giám đốc Học viện ký Quyết định số 1370/QĐ-HVTC ban hành Quy chế công tác văn thư tại Học viện Tài chính.

Việc ban hành Quy chế công tác văn thư tại Học viện Tài chính sẽ giúp các đơn vị thuộc Học viện thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư, làm cơ sở để kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý, xử lý và lưu trữ văn bản; giúp các viên chức, người lao động phụ trách công tác văn thư nắm được và đảm bảo thực hiện hiệu quả công tác văn thư cũng như ngày càng nâng cao chất lượng văn bản cả về nội dung và thể thức.

Quy chế công tác văn thư tại Học viện Tài chính gồm 6 chương, 35 điều và 5 phụ lục. Nội dung chính của Quy chế như sau:

 1. Về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

a) Phạm vi điều chỉnh: Quy chế quy định rõ phạm vi điều chỉnh là: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Học viện; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

b) Đối tượng áp dụng: Quy chế này được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị thuộc Học viện và các tập thể, cá nhân liên quan.

2. Giải thích từ ngữ 

Những từ ngữ cơ bản, đặc trưng trong công tác văn thư được khái niệm một cách cụ thể giúp cho lãnh đạo, người làm công tác văn thư hiểu một cách thống nhất trong việc soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ.

Theo đó, có 16 khái niệm cơ bản được định nghĩa cụ thể, gồm: Văn bản; Văn bản hành chính; Văn bản điện tử; Văn bản đi; Văn bản đến; Bản thảo văn bản; Bản gốc văn bản; Bản chính văn bản giấy; Bản sao y; Bản sao lục; Bản trích sao; Danh mục hồ sơ; Hồ sơ; Lập hồ sơ; Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Văn thư Học viện.

3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư

Nguyên tắc và yêu cầu quản lý công tác văn thư được quy định rất chi tiết trong Quy chế. Theo đó, công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật và Học viện.

4. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử 

- Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của Học viện theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

- Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

5. Về các loại văn bản hành chính 

Theo Quy chế, số lượng các loại văn bản hành chính có 28 loại gồm các văn bản sau: Nghị quyết, quyết định, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ nghép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

6. Về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản 

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được hướng dẫn thực hiện rõ ràng, cụ thể trong Quy chế. Về thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I của Quy chế.

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I của Quy chế. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II của Quy chế. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính, tên đơn vị, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III của Quy chế.

7. Về soạn thảo văn bản 

Tại Khoản 4 Điều 10 quy định “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”

Như vậy, Quy chế đã quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của viên chức, người lao động được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

8. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Tại Khoản 1 Điều 12 quy định “Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện và trước pháp luật về nội dung văn bản”.

9. Về ký ban hành văn bản

Quy chế đã quy định rõ thẩm quyền ký văn bản của Ban Giám đốc Học viện, Chủ tịch Hội đồng trường; quy định về ký thừa ủy quyền và ký thừa lệnh Giám đốc Học viện cũng như xác định rõ trách nhiệm của người ký văn bản.

10. Quản lý văn bản

- Quản lý văn bản đi gồm: i) Cấp số, thời gian ban hành văn bản; ii) Đăng ký văn bản đi; iii) Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, đơn vị (đối với văn bản điện tử); iv) Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; v) Lưu văn bản đi.

- Quản lý văn bản đến gồm: i) Tiếp nhận văn bản đến; ii) Đăng ký văn bản đến; iii) Trình, chuyển giao văn bản đến; iv) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

11. Sao văn bản

Việc xác định các hình thức bản sao, giá trị pháp lý bản sao, thẩm quyền sao văn bản được quy định tại Điều 25, 26 và 27 của Quy chế. Theo đó, có ba hình thức bản sao gồm: bản sao y, bản sao lục, bản trích sao và có giá trị pháp lý như bản chính khi được sao theo đúng quy định. Và việc sao văn bản cũng như thẩm quyền ký các bản sao văn bản được quy định chi tiết nhằm giúp người làm công tác văn thư và những người có liên quan đến công tác này thực hiện đúng quy định về sao văn bản.

12. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Học viện

Việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Học viện được quy định cụ thể, rõ ràng tại các Điều 28, 29, 30 và 31 của Quy chế

13. Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

Quy chế quy định rõ ràng và cụ thể trách nhiệm của Văn thư Học viện trong công tác quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, trong đó nhấn mạnh trách nhiệm tự bảo quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, chỉ được giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Học viện cho người khác khi được phép bằng văn bản của Giám đốc Học viện và việc này phải được lập biên bản.

14. Các Phụ lục kèm theo Quy chế

- Phụ lục số I: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản.

- Phụ lục số II: Viết hoa trong văn bản hành chính.

- Phụ lục số III: Bảng chữ viết tắt tên loại và cách ghi ký hiệu trên văn bản, mẫu trình bày văn bản, phụ lục, bản sao văn bản, bảng chữ viết tắt tên các đơn vị, tổ chức.

- Phụ lục IV: Mẫu về quản lý văn bản.

- Phụ lục V: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Học viện.