Học viện Tài chính xin trân trọng giới thiệu nội dung cơ bản và một số điểm mới của Luật Lưu trữ năm 2024 như sau:

Trên cơ sở kế thừa quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Lưu trữ năm 2024 được xây dựng tập trung làm rõ 04 chính sách lớn gồm: (1) Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; (2) Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và phát triển Chính phủ điện tử; (3) Quản lý tài liệu lưu trữ tư; (4) Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ. Các chính sách trên được quy định thống nhất, xuyên suốt trong toàn bộ Luật Lưu trữ năm 2024 và thể hiện cụ thể một số điểm mới tại 06 nội dung trọng tâm sau:

1. Về quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ:

- Luật Lưu trữ năm 2024 bổ sung tài liệu lưu trữ tư vào Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, gồm: Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; Tài liệu lưu trữ tư (khoản 1 Điều 9).

- Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Luật quy định rõ trách nhiệm quản lý giữa các cơ quan: Đảng Cộng sản Việt Nam: Quản lý tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Đảng (khoản 1 Điều 10); Bộ Nội vụ: Quản lý tài liệu tại lưu trữ lịch sử Nhà nước trung ương (trừ quốc phòng, công an, ngoại giao) (khoản 2 Điều 10); Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao: Quản lý tài liệu lưu trữ đặc thù của ngành (khoản 3 Điều 10); UBND cấp tỉnh: Quản lý tài liệu lưu trữ cấp tỉnh, huyện, xã và các đơn vị liên quan (khoản 4 Điều 10); Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước, hội quần chúng: Quản lý tài liệu lưu trữ hiện hành theo quy định (khoản 5 Điều 10); Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ: Quản lý tài liệu lưu trữ tư (nếu có) (khoản 6 Điều 10).

2. Về nghiệp vụ lưu trữ:

- Về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu: Luật Lưu trữ năm 2024 giao Bộ trưởng các bộ, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tổng Kiểm toán nhà nước quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ.

- Về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Luật Lưu trữ năm 2024 quy định thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành (khoản 3 Điều 17). Đối với hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm (khoản 6 Điều 17).

- Về nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Luật Lưu trữ năm 2024 quy định tài liệu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã phải nộp vào lưu trữ lịch sử. Quy định này xuất phát từ thực tế khối lượng hồ sơ, tài liệu được lưu trữ tại cấp xã rất lớn, chủ yếu là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành thuộc lĩnh vực hộ tịch, đất đai và tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chính quyền cấp xã, bao gồm cả tài liệu lưu trữ vĩnh viễn. Trong khi đó, nguồn lực về con người và cơ sở vật chất dành cho công tác lưu trữ tại cấp xã rất hạn chế dẫn đến việc lưu trữ tại nhiều địa phương không bảo đảm, tài liệu bị mất, hỏng.

- Về hình thức, thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ: Luật Lưu trữ năm 2024 quy định cụ thể về hình thức sử dụng tài liệu gồm 02 hình thức: Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu và cấp bản sao tài liệu lưu trữ (Luật Lưu trữ năm 2011 quy định 06 hình thức). Trong đó Luật Lưu trữ năm 2024 quy định bắt buộc đối với bản sao có xác thực thì người xác thực phải là người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Luật Lưu trữ năm 2024 bổ sung nhiều quy định mới về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử như: Quy định rõ về việc số hóa tài liệu lưu trữ, thúc đẩy hệ thống lưu trữ điện tử, giúp quản lý tài liệu khoa học, tiện lợi và an toàn hơn. Luật Lưu trữ năm 2024 cũng khẳng định tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (khoản 3 Điều 7); quy định tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số; bản số hóa tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ số; các hoạt động thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị; lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử khác.

- Bảo vệ tài liệu lưu trữ và hủy tài liệu lưu trữ: Luật Lưu trữ năm 2024 đề ra biện pháp bảo mật tài liệu số, nhằm chống mất mát hoặc rò rỉ dữ liệu, đảm bảo an toàn thông tin trong môi trường mạng (khoản 2, Điều 36), đồng thời Luật cũng đưa ra quy định chi tiết hơn về tiêu chí hủy tài liệu, nhất là tài liệu điện tử, giúp tránh thất thoát dữ liệu quan trọng.

3. Về tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

- Luật Lưu trữ năm 2024 quy định về tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên cơ sở kế thừa quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 về tài liệu lưu trữ quý, hiếm. Luật Lưu trữ năm 2024 quy định các tiêu chí về nội dung và tiêu chí về hình thức để xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, bảo đảm tính toàn diện, phù hợp với tính chất của tài liệu lưu trữ.

- Luật Lưu trữ năm 2024 đã xác định phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là mục tiêu, nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân; vì lợi ích quốc gia, dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Để cụ thể mục tiêu này, Nhà nước sẽ có chính sách ưu tiên nguồn vốn đầu tư công và nguồn lực khác để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng bảo vệ, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư; khuyến khích tổ chức, cá nhân tài trợ, tham gia các hoạt động bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

4. Về lưu trữ tư

Luật Lưu trữ năm 2024 xác định rõ phạm vi của lưu trữ tư: Là lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức không phải là hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ (khoản 14 Điều 2). Đồng thời, Luật cũng quy định về trách nhiệm quản lý lưu trữ tư; chính sách của Nhà nước để phát triển lưu trữ tư; quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư; ký gửi tài liệu lưu trữ tư vào lưu trữ lịch sử; tặng cho Nhà nước tài liệu lưu trữ tư; tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.

5. Về hoạt động dịch vụ lưu trữ

Luật Lưu trữ năm 2024 quy định về các hoạt động dịch vụ lưu trữ và khẳng định các hoạt động dịch vụ lưu trữ thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện (Điều 53). Đối với quy định về Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, Luật Lưu trữ năm 2024 quy định theo hướng mở rộng đối tượng được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm: cá nhân có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ, là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức; trường hợp cá nhân có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ không cần kiểm tra nghiệp vụ.

6. Về quy định “Ngày lưu trữ Việt Nam”

Luật Lưu trữ năm 2024 đã quy định ngày 03 tháng 01 hằng năm là Ngày Lưu trữ Việt Nam nhằm khẳng định vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và ghi nhận công lao, đóng góp của người làm lưu trữ.

Tham khảo luật lưu trữ 2024 tại đây